Anzeige

Steuer & Recht: Welche Unterlagen können weg?

BioHandel, 01/2015, Branche

Wenn Ausmisten zu Ihren guten Vorsätzen zum Jahreswechsel gehört, sollten Sie Ihr Büro nicht vergessen. Gleich vorweg: Die Vorgaben zur Aufbewahrung von Belegen haben sich nicht geändert – sie bleiben relativ kompliziert. // Prisca Wende

Die Aufbewahrungsfristen lassen sich je nach Bedeutung der Belege in 10 und 6 Jahre unterteilen. Haben Sie einen Beleg, der steuerlich relevante Daten enthält, so ist er 10 Jahre aufzubewahren (2004er Unterlagen bis 31.12.2014). Handelt es sich nur um übliche Geschäftsunterlagen ohne ergebniswirksame bzw. steuerrechtliche Relevanz, so brauchen Sie diesen Beleg nur 6 Jahre aufzubewahren (Unterlagen aus dem Jahr 2008 bis 31.12.2014).
Zu den steuerlich relevanten Unterlagen gehören:

  • Buchhaltungsunterlagen
  • Buchhalterische Aufzeichnungen
  • Inventare
  • Jahresabschlüsse
  • Lageberichte
  • Eröffnungsbilanzen
  • zugehörige Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
  • sämtliche Buchungsbelege wie z.B. Rechnungen, aber auch Pfand- und Kassenbelege. (Achtung: Wird z.B. aus Mietverträgen Vorsteuer gezogen, dann gelten diese ebenfalls als Rechnung.)

Letztmalige „Nutzung“ ist ausschlaggebend

Ausschlaggebend ist, wann der entsprechende Beleg letztmals „genutzt“ wurde. Das heißt für Sie, Sie dürfen nicht generell ab dem 1.1.2015 alle Belege aus dem Jahr 2004 vernichten, sondern müssen prüfen, wann die Belege 2004 letztmals zum Einsatz kamen.

Beispiel: Die Bilanz 2004 wird erst in 2006 aufgestellt. Das heißt, die Belege mit einem Datum aus dem Jahr 2004 werden mit der Bilanzaufstellung letztmals im Jahr 2006 „genutzt“. Entsprechende Belege dürfen deshalb erst ab dem 1.1.2017 vernichtet werden.

Zu den üblichen Geschäftsunterlagen ohne ergebniswirksame bzw. steuerrechtliche Relevanz gehören:

  • Schriftverkehr: Handels- und Geschäftsbriefe
  • weitere Unterlagen, die für die Besteuerung unbedeutend sind. (Arbeits- und Mietverträge – siehe aber oben (!) etc.).

Analog zum Beispiel oben kann sich die Aufbewahrungsfrist auch bei diesen Unterlagen verlängern.

Wann beginnen die Fristen zu laufen?

Die Aufbewahrungsfristen beginnen immer am 31.12. eines Jahres ­– egal welchen Bilanzstichtag Sie haben.
Beispiel: Eine Rechnung vom 6.7.2004 ist Bestandteil der Bilanz zum 31.7.2004 (= abweichendes Wirtschaftsjahr). Die Bilanz zum 31.7.2004 wird mit Datum 01.2.2005 aufgestellt. Die Belege wurden also letztmals in 2005 genutzt.

Elektronische Daten müssen lesbar sein

Elektronische Daten sollten Sie ebenfalls in Jahreszahlordnern abspeichern. So sind Sie in der Regel auf der sicheren Seite und können diese bei Vernichtungsaktionen „wegwerfen“ ohne die Daten vorher prüfen zu müssen.
Die elektronischen Daten müssen nicht nur aufbewahrt, sondern jederzeit auch noch lesbar gemacht werden können. Daran ist insbesondere bei EDV-Umstellungen zu denken. Werfen Sie keine Hardware weg, die Sie für das Lesen notwendiger Daten benötigen! Häufigster Fall: Elektronische Kassen.

Denken Sie auch daran, dass Belege aus Thermopapier mit der Zeit verblassen. Ich empfehle besonders bei hohen Beträgen jeweils eine Kopie anzufertigen.

Mein Tipp für die Zukunft

Entweder Sie markieren sämtliche Beleg-Ordner vor der Archivierung mit der Jahreszahl, wann die Belege letztmals relevant waren, oder Sie verlängern Ihre Aufbewahrungsfristen vorsorglich gedanklich um zwei Jahre.

Weitere Infos: www.moertl-wende.de

 

 

Kurz notiert

Herbarias „Blutquick“ kein Bio?

Das EU-Bio-Recht erlaubt die Zugabe synthetischer Vitamine und Mineralstoffen nur, wenn diese „gesetzlich vorgeschrieben“ ist. Der Gerichtshof der Europäischen Union (EuGH) antwortete jetzt auf eine Vorlagefrage des Verwaltungsgerichts München: „Gesetzlich vorgeschrieben“ sei das Zugeben einer Eisenverbindung zu „Blutquick“ nicht, auch wenn er einem diätetischen Zweck gewidmet oder als Nahrungsergänzungsmittel gestaltet ist. Der EuGH ließ aber offen, ob Herbaria Anspruch auf Gleichbehandlung hat, wenn US-Unternehmen das Produkt nach dem Gleichwertigkeitsabkommen vom Februar 2012 mit dem EU-Bio-Logo in der EU vermarkten dürfen.
(EuGH  5.11.2014 C-137/13)

„Rotbäckchen“ ohne Bio-Siegel

Die Säfte „Rotbäckchen Knochenstark“ und „Immunstark“ dürfen nicht als diätetische Lebensmittel verkauft werden. Diese Entscheidung des Verwaltungsgerichts Braunschweig hat das Oberverwaltungsgericht Lüneburg bestätigt. „Knochenstark“ leiste keinen „wesentlichen Beitrag zur Beseitigung einer bestehenden Unterversorgung“. Ob wegen des Zusatzes synthetischer Vitamine auch die rechtliche Grundlage für die Angabe „Bio“ fehlt, ist nach der EuGH-Entscheidung offen (s.o.). Laut Hersteller Haus Rabenhorst wird der BNN prüfen, ob die genannten Produkte auch ohne Bio-Siegel über den Naturkostfachhandel verkauft werden dürfen.
(OVG Lüneburg, 10.9.2014  13 LA 55/14)

Babybeikost bald kein Bio mehr?

Die Auslegung des EU-Bio-Rechts durch den EuGH (s.o) erfasst nach ihrem Wortlaut alle Diätprodukte, auch die Säuglingsanfangsnahrung und die Getreidebeikost. Darauf wies Rechtsanwalt Hanspeter Schmidt hin. „Gesetzlich vorgeschrieben“ sei 1993 und 1997 in das EU-Bio-Recht aufgenommen worden. So sei die für diese Babykost gesetzlich vorgegebene Anreicherung mit Mineralstoffen und Vitaminen möglich. Der Gerichtshof habe sich nun vergaloppiert oder unklar ausgedrückt. Und über den Anspruch auf Gleichbehandlung mit US-Bio-Unternehmen sei nicht entschieden. Es könne nicht richtig sein, dass die Babykost, die seit jeher Bio war, es nun nicht mehr sein dürfe.
(EuGH  5.11.2014 C-137/13)


URL: https://biohandel-online.de/Branche/steier-recht-welche-unterlagen-koennen-weg.html / © bio verlag gmbh

Kommentare

Hier finden Sie alle Artikel aus der Ausgabe BioHandel, 01/2015

Anzeige

Anzeige
Hier finden Sie alles zu Umsätzen und Entwicklung der Branche


Hier finden Sie Basiswissen und Verkaufshilfen zu den verschiedenen Sortimenten